El uso de prácticas y herramientas de apoyo para la gestión de proyectos no siempre es tan disciplinado como nos gustaría creer, no solo por no disponer en un momento dado de la herramienta más adecuada y utilizar una planilla de cálculo para administrar un cronograma, si no también por la percepción de que pueden tener una curva de aprendizaje elevada, o no ser tan efectivas si no forman parte de la instalación de una disciplina metodológica que nunca alcanzamos a abrazar completamente.
En este contexto, en el artículo «Critical Success Factors Affecting Project Performance» de Jitpaiboon et al. (link al final), los autores precisan los factores clave para el éxito en proyectos, identificando tres componentes fundamentales para optimizar el rendimiento de los equipos en proyectos:
- El uso de Herramientas de gestión de proyectos,
- La aplicación de Mejores prácticas y
- Contar con Apoyo gerencial.
El estudio de Jitpaiboon destaca cómo estos factores impactan el desempeño de individuos, equipos y proyectos en general, y proporciona elementos prácticos para quienes deben ser líderes en la gestión de proyectos TI. Podemos resumir los puntos clave del artículo en los siguientes:
- 📌El uso de Herramientas de Gestión de Proyectos:
- Incluyen estructuras y artefactos como la EDT (Estructura de División del Trabajo) o WBS en inglés (Work Breakdown Structure), el análisis de ruta crítica y la gestión del valor ganado (EVM por su sigla en inglés).
- Estas facilitan la organización y claridad en cada fase del proyecto, permitiendo a los equipos mantener el rumbo y controlar adecuadamente los recursos.
- 📌 La aplicación de Mejores Prácticas de Gestión:
- Las prácticas efectivas de planificación, como la definición clara de objetivos, generación de valor y la gestión de riesgos, son fundamentales para el éxito del proyecto.
- Implementar y evaluar continuamente la efectividad de las prácticas de comunicación transparentes asegura que todos los interesados estén alineados y comprometidos.
- 📌 Contar con Apoyo Gerencial:
- Asegurar el respaldo de la alta dirección y la colaboración con socios clave proporcionan la base para la ejecución efectiva del proyecto, de forma concreta y visible para todos.
- Contar o ayudar a establecer cultura organizacional que valore y apoye a los empleados impacta positivamente en su rendimiento y compromiso.
- 📌 Visibilizar el Impacto en el Desempeño Individual y de Equipo:
- Las herramientas y el apoyo gerencial tienen un efecto directo en el rendimiento de los individuos y los equipos, mejorando el cumplimiento de plazos y la calidad del trabajo.
- Establecer y visibilizar métricas que permitan mostrar el desempeño del proyecto y la contribución individual y colectiva al logro de los objetivos permite potenciar la aplicación de prácticas y herramientas para un mejor desempeño.
- 📌 Colaboración vs. Individualismo en Equipos:
- El estudio de Jitpaiboon subraya la importancia de una mentalidad colectiva para alcanzar el éxito en el proyecto; los equipos cohesionados muestran un desempeño significativamente mejor.
- La aplicación de herramientas y ceremonias que potencien y faciliten la comunicación y colaboración, así como una cultura de celebración y reconocimiento del éxito apoyan a cohesionar los equipos y mejorar su desempeño.
- 📌 Los Obstáculos para la Adopción de Prácticas:
- El estudio revela también que el tiempo escaso y la falta de educación formal en gestión de proyectos son barreras comunes para la adopción de prácticas óptimas.
- El generar en equipo instancias de retrospectiva respecto del desempeño logrado, proponer e implantar mejoras incrementales en el uso de herramientas y prácticas enfocados en lograr pequeñas victorias (quick wins) es una estrategia efectiva para lograr la adopción de prácticas y la eliminación de obstáculos.
- 📌 Estadísticas de Éxito en Proyectos:
- Aquellos proyectos con un enfoque en prácticas claras y apoyo efectivo muestran un 20% más de probabilidad de éxito en el rendimiento y satisfacción del cliente según lo observado por Jitpaiboon.
En este contexto, podemos destacar un par de citas notables del artículo de Jitpaiboon:
- “El éxito de un proyecto depende no solo de las habilidades técnicas, sino del soporte constante y la cohesión de los equipos.”
- “La adopción de herramientas y prácticas específicas contribuye a mejorar el desempeño no solo a nivel de proyecto, sino también en la satisfacción general del cliente.”
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Referencia:
Dirección y Gestión de Proyectos TI 
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